기업 SaaS 라이선스 사용률 계산하는 법
- 구매 좌석 대비 배정 좌석과 실제 활동 계정을 따로 계산합니다.
- 로그인만 세지 않고 업무에 의미 있는 사용 기준을 정합니다.
- 같은 기간·계정 범위로 비교해야 유휴 라이선스를 찾을 수 있습니다.
기업 SaaS 라이선스 사용률은 한 가지 숫자만으로 판단하기 어렵습니다. 구매한 좌석 중 몇 개를 배정했는지, 배정된 계정이 실제로 활동하는지, 핵심 기능까지 쓰는지를 나눠 계산해야 합니다. 예를 들어 100석을 구매해 90석을 배정했더라도, 최근 한 달간 실제 활동 계정이 60개라면 배정률은 90%, 배정 계정 활동률은 약 66.7%입니다. 이 두 수치는 서로 다른 문제를 보여줍니다.
아래 방법으로 기준 기간과 사용 조건을 먼저 정하고, 계정 데이터를 맞춘 뒤 지표를 계산하면 갱신 협상이나 좌석 재배치에 쓸 근거를 만들 수 있습니다.
사용률 계산에 필요한 세 가지 지표
배정률은 구매 좌석이 얼마나 할당됐는지 봅니다
배정률 = 배정된 유료 좌석 수 ÷ 구매한 유료 좌석 수 × 100입니다. 구매 100석 중 90석을 사용자에게 할당했다면 배정률은 90%입니다. 남은 10석이 미할당인지, 특정 기간에 대비해 보유한 여유분인지는 별도로 확인해야 합니다. 미할당 좌석이 많으면 계약 수량을 줄일 여지가 있을 수 있지만, 계약상 최소 수량이나 증원 조건도 함께 살펴야 합니다.
활동률은 배정 계정 중 실제 활동 계정을 봅니다
배정 계정 활동률 = 기준 기간에 활동한 배정 계정 수 ÷ 배정된 계정 수 × 100입니다. 활동의 기준은 관리자 콘솔이나 사용량 보고서에서 확인 가능한 기록에 맞춰 정합니다. 로그인, 파일 생성, 메시지 전송처럼 활동의 의미가 다를 수 있으므로, 단순 로그인만으로 업무 활용 여부를 단정하지 마세요.
유효 사용률은 구매 좌석 중 업무에 쓰인 좌석을 봅니다
유효 사용률 = 기준 기간에 정한 핵심 활동을 한 고유 사용자 수 ÷ 구매 좌석 수 × 100입니다. 어떤 기능을 핵심 활동으로 볼지는 제품별 업무 목적에 따라 정합니다. 이 지표는 구매 좌석 전체에서 실질적인 사용이 확인되는 비중을 보여주지만, 낮은 수치가 곧바로 해지 사유라는 뜻은 아닙니다. 계절성 업무, 신규 도입 교육, 비상용 계정도 함께 확인해야 합니다.
Microsoft 365 사용 현황 보고서의 활성 사용자는 제품별 활동 기준을 확인하는 사례입니다. Microsoft 365 사용 현황 분석 개요에서 보고서에 담기는 사용량과 활성 사용자 정보를 살펴볼 수 있습니다. 이를 다른 SaaS에 그대로 적용하지 말고 각 제품의 관리자 보고서에서 활동 기준을 확인하세요. FinOps Foundation의 Licensing & SaaS 프레임워크도 라이선스와 SaaS 사용, 계약 및 갱신 조건을 함께 검토하는 관점을 제공합니다.
분모를 먼저 고정하세요. 구매 좌석, 배정 계정, 활성 계정은 서로 다른 범위입니다. 지표 이름과 함께 분모·분자·기간을 기록해야 팀이나 월별 결과를 제대로 비교할 수 있습니다.
기업 SaaS 라이선스 사용률 계산 방법 4단계
1단계: 계약과 계정의 범위를 맞춥니다
계약서나 청구 내역에서 제품명, 라이선스 유형, 유료 좌석 수, 계약 기간을 확인합니다. 관리자 계정, 체험판, 무료 계정, 외부 협력사 계정이 유료 좌석에 포함되는지는 제품별로 다를 수 있습니다. 여러 부서가 다른 계약이나 테넌트(조직별 서비스 환경)를 사용한다면 집계 단위를 먼저 정하고, 범위가 다른 계정을 한 표에서 섞지 마세요.
2단계: 기준 기간과 활동 조건을 정합니다
예를 들어 최근 30일 또는 직전 분기처럼 분석 기간을 정하고 모든 제품에 동일한 기준을 적용합니다. 다만 월간 이용 기록을 제공하지 않는 제품이라면 실제 보고 주기에 맞춰야 합니다. 로그인 기록 외에 핵심 기능 사용 여부를 확인할 수 있는지도 살펴보세요. 개인을 식별하는 기록은 필요한 범위에서만 다루고, 조직의 개인정보 및 접근 기록 관리 기준도 따릅니다.
3단계: 중복을 제거해 계정 데이터를 정리합니다
사용자 목록과 제품 사용량 보고서를 내려받아 이메일이나 사내 사용자 ID처럼 일관된 키로 연결합니다. 같은 사람이 별칭 계정이나 부서 이동 전후 계정으로 중복 집계되지 않게 확인합니다. 퇴사자, 휴직자, 공유 계정, 서비스 계정은 일반 사용자와 구분하고, 좌석을 실제로 점유하는지 제품별 관리자 화면에서 검토합니다.
4단계: 지표를 계산하고 조치 후보를 분류합니다
정리한 자료로 배정률, 배정 계정 활동률, 유효 사용률을 각각 계산합니다. 가령 100석을 구매하고 80석을 배정했으며, 그중 60명이 기준 기간에 활동하고 48명이 핵심 기능을 사용했다면 배정률은 80%, 활동률은 75%, 유효 사용률은 구매 좌석 기준 48%입니다. 이는 계산 예시이며 적정 사용률을 뜻하는 업계 기준은 아닙니다. 미배정, 장기 미활동, 기능 미사용 계정을 나눠 후속 확인 대상으로 정합니다.
결과를 읽을 때 확인할 차이
| 지표 | 계산 기준 | 주요 확인점 |
|---|---|---|
| 배정률 | 배정 좌석 ÷ 구매 좌석 | 미배정 좌석과 계약 조건 |
| 배정 계정 활동률 | 활성 배정 계정 ÷ 배정 계정 | 활성 기준과 장기 미활동자 |
| 유효 사용률 | 핵심 활동 사용자 ÷ 구매 좌석 | 핵심 기능 사용과 업무 목적 |
낮은 배정률과 낮은 활동률은 처방이 다릅니다
배정률이 낮다면 보유 좌석 수, 부서별 요청량, 계약상 최소 구매 조건을 확인합니다. 배정률은 높은데 활동률이 낮다면 계정 회수 절차나 온보딩, 교육, 제품 적합성을 점검할 수 있습니다. 활동률은 높아도 핵심 기능 사용이 드물다면 도입 목적과 실제 업무 흐름이 맞는지 살펴보세요. 하나의 사용률 점수로 원인을 뭉뚱그리면 필요한 조치를 놓칠 수 있습니다.
계정 수와 사용량을 같은 것으로 보지 않습니다
좌석형 상품은 한 계정이 좌석 하나를 점유하는 구조가 흔하지만, 동시 접속형·사용량 과금형·기능별 요금제는 계산 기준이 다를 수 있습니다. API 호출이나 저장 용량이 과금 단위라면 사용자 수만으로 비용 효율을 판단할 수 없습니다. 공급업체의 관리자 보고서와 계약 정의를 확인해 해당 상품의 실제 과금 단위에 맞는 별도 지표를 두세요.
계산 결과를 갱신과 운영에 활용하는 법
- 미배정 좌석: 부서별 필요량과 향후 채용 계획을 대조한 뒤 회수나 수량 조정 후보로 올립니다.
- 배정 후 미활동 계정: 휴가·휴직·프로젝트 주기·계정 오류인지 확인하고, 사용자에게 먼저 사용 필요를 확인합니다.
- 핵심 기능 미사용: 교육이나 설정 문제인지, 해당 기능이 업무에 필요하지 않은지 구분합니다.
- 갱신 전: 분석 기간, 예외 계정, 예상 증감 인원을 기록해 공급업체와 같은 좌석 정의로 협의합니다.
사용률만으로 좌석을 바로 해지하면 재배정 지연이나 업무 중단이 생길 수 있습니다. 회수 후보는 담당 부서와 확인하고, 재할당 절차와 데이터 보존·계정 비활성화 영향을 점검한 뒤 결정하세요.
주의: 사용률의 보편적인 합격선은 정해져 있지 않습니다. 제품의 계약 단위, 업무 주기, 예비 좌석 필요성에 따라 해석이 달라지므로 전월 대비 변화와 부서별 맥락을 함께 보세요.
자주 묻는 질문
Q. SaaS 라이선스 사용률은 어떤 기간으로 계산해야 하나요?
월간 또는 분기처럼 목적에 맞는 기간을 정하고, 비교하는 제품과 기간에 같은 기준을 적용하세요. 계절성이나 프로젝트 업무가 있다면 한 달 수치만으로 회수 여부를 결정하지 않는 편이 좋습니다.
Q. 로그인만 했어도 활성 사용자로 계산해도 되나요?
활성 계정 지표로 로그인 여부를 쓸 수는 있지만, 업무 활용 지표와 구분해야 합니다. 로그인만으로 핵심 기능 사용이나 도입 효과까지 확인됐다고 볼 수는 없습니다.
Q. 사용률이 낮으면 좌석을 바로 줄여도 되나요?
바로 줄이기 전에 미활동 사유, 재배정 가능성, 계약상 최소 수량, 갱신 및 증원 조건을 확인하세요. 예비 좌석이나 특정 시기에만 필요한 좌석은 별도 범주로 기록하면 판단에 도움이 됩니다.
Q. 여러 SaaS 제품의 사용률을 한 숫자로 비교할 수 있나요?
단순 비교는 주의가 필요합니다. 제품마다 좌석 정의, 활동 로그, 과금 단위가 다르므로 지표의 분자·분모와 활동 조건을 함께 표기해야 의미 있는 비교가 됩니다.
